Bij elke gemaakte rit wordt, automatisch de gereden afstand vergeleken met de afstand die de routeplanner voor die rit aangeeft. Het is een eis van de Belastingdienst dat, wanneer een rit langer is dan de afstand volgens de routeplanner dit, samen met een omschrijving van de gereden route wordt vastgelegd in de rittenregistratie.

Zowel bij het Free- als bij het Pro pakket wordt iedere rit, qua afstand, automatisch vergeleken met de afstand volgens de routeplanner. Is de gereden afstand langer dan wordt dit bij uw ritten vermeld. Bij de Pro versie wordt ook automatisch een omschrijving van de afwijkende route in de rapportage opgenomen. Bij het Free pakket kunt u zelf een omschrijving toevoegen.

Bij het Pro pakket wordt met een nauwkeurigheid van ca. 50 m de huisnummerreeks van het vertrek en aankomstadres vermeld. Er wordt bijv. aangegeven dat uw vertrekadres is geweest: Kerkweg 19-31, Amersfoort.

Bij het Free pakket kunt u zelf eenvoudig de huisnummers toevoegen.

De belastingdienst stelt strenge eisen aan de inhoud en layout van uw rittenregistratie. Een sluitende rittenregistratie, die aantoont dat u minder dan 500 km privé heeft gereden moet voldoen aan:

• Het merk, het type en het kenteken van de auto.
• De periode waarin de auto beschikbaar is geweest.
• De ritgegevens.

Een rit is, volgens De Belastingdienst, de enkele reisafstand tussen 2 adressen. Er is sprake van een rit met een gemengd karakter als uw werknemer tijdens de rit zowel zakelijke kilometers als privékilometers rijdt. Per rit moet de werknemer de volgende gegevens noteren:

• De datum.
• De begin- en eindkilometerstand.
• Het adres van vertrek en van aankomst (adres is straat, huisnummer en plaatst óf postcode en huisnummer).
• de route omschrijving als u niet de meest gebruikelijke route heeft gereden (=bent omgereden).
• het karakter van de rit (privé of zakelijk).
• de privé-omrij kilometers bij een rit met een gemengd karakter.